Hilfe-Center – KI Werk

Erste Schritte

Was ist der KI-Mitarbeiter – und was ist er nicht?

Dein KI-Mitarbeiter ist eine KI, die für deinen Betrieb arbeitet – nicht irgendein Chatbot. Er kennt dein Gewerk, deine Abläufe und deine Vorlagen, weil wir ihn bei der Einrichtung gemeinsam mit dir aufbauen.

Dein erster Tag mit dem KI-Mitarbeiter

Sobald dein Zugang freigeschaltet ist, passiert etwas, das viele überrascht: Der KI-Mitarbeiter meldet sich zuerst.

Telegram verbinden und die erste Sprachnachricht schicken

Telegram ist der Hauptkanal zu deinem KI-Mitarbeiter – weil du es genauso benutzt wie WhatsApp mit deinen Kunden: Text rein, Sprachnachricht rein, fertig.

Kundenportal und KI-Werk-App im Überblick

Dein KI-Mitarbeiter hat zwei Orte: Im Kundenportal verwaltest du dein Konto, in der KI-Werk-App erledigst du die tägliche Arbeit.

Team freischalten – wer darf was?

Dein KI-Mitarbeiter arbeitet für den ganzen Betrieb – aber nicht jeder im Betrieb darf alles sehen. Die Rollen sind fest eingebaut und gelten überall: im Chat, in der App und im Kundenportal.

Fähigkeiten

Sprachnachricht rein, Angebotsentwurf raus

Das Angebot abends am Küchentisch tippen – für viele Betriebe ein echter Zeitfresser. So nimmt dir dein KI-Mitarbeiter einen großen Teil davon ab.

E-Mails lesen lassen und Antwortentwürfe bekommen

Wenn dein E-Mail-Postfach verbunden ist, wird dein KI-Mitarbeiter zum Vorfilter für den Posteingang – ohne dass er jemals ohne dich antwortet.

Erinnerungen & Fristen

Der Klassiker im Handwerk: Das Angebot ist raus – und dann meldet sich keiner mehr. Nicht, weil der Kunde kein Interesse hat, sondern weil das Nachfassen im Tagesgeschäft untergeht.

Tagesberichte und Stundenzettel aus Sprachnotizen

Der Tagesbericht ist auf der Baustelle in zwei Minuten gesprochen – und im Büro trotzdem sauber dokumentiert.

Belege & Rechnungen fotografieren und sortieren lassen

Der Karton voller Kassenzettel fürs Jahresende? Muss nicht sein. Ab jetzt gilt: Beleg in die Hand, Foto in den Chat, fertig.

Baustellenfotos dokumentieren

Fotos sind auf der Baustelle schnell gemacht – und im Chat-Verlauf genauso schnell verloren. Dein KI-Mitarbeiter sortiert sie dahin, wo sie hingehören.

Google-Bewertungen nach der Baustelle einsammeln

Nichts bringt im Handwerk günstiger neue Aufträge als echte Google-Bewertungen – und nichts wird öfter vergessen, als danach zu fragen. Genau diese Lücke schließt dein KI-Mitarbeiter.

Morgenbriefing & Tagesabschluss – dein Rhythmus mit dem KI-Mitarbeiter

Ein guter Mitarbeiter wartet nicht auf Anweisungen – er kommt morgens vorbereitet zur Tür rein. Genau so arbeitet dein KI-Mitarbeiter.

Beleg per Foto einreichen

Du hast einen Beleg in der Hand? Foto machen, in den Chat schicken – mehr braucht es zunächst nicht. Dein KI-Mitarbeiter nimmt Foto oder PDF entgegen und meldet sich, sobald er es hat.

Verbinden

E-Mail-Postfach verbinden (Schritt für Schritt)

Damit dein KI-Mitarbeiter Anfragen vorsortieren und Antworten vorbereiten kann, braucht er Lesezugriff auf dein Postfach. Das geht sicher über ein App-Passwort: ein zweites Passwort nur für diesen Zweck, das dein Hauptpasswort nie verlässt und das du jederzeit löschen kannst.

Rechnungsprogramm verbinden (lexoffice / sevDesk)

Wenn dein Rechnungsprogramm verbunden ist, hat dein KI-Mitarbeiter den Überblick über Kontakte und Rechnungen – und kann dir Fragen beantworten wie „Welche Rechnungen sind noch offen?“, ohne dass du das Programm öffnen musst. Verbinden kannst du lexoffice oder sevDesk – im Kundenportal auf demselben Weg, mit denselben Sicherheitsregeln.

Kalender verbinden und Termine planen

In der Büroansicht bündelt der Kalender die Termine deines Betriebs. Du siehst einen Monat im Überblick, öffnest einzelne Tage und trägst neue Termine direkt ein.

App

Baustellen anlegen

Jede Baustelle bekommt bei KI Werk eine eigene Bauakte: Aufgaben, Zeiten, Fotos, Dokumente, Notizen – alles an einem Ort. So legst du sie an.

Zeiterfassung mit Timer – auch für dein Team

Stunden landen bei KI Werk auf zwei Wegen: per Zuruf an den KI-Mitarbeiter oder per Timer in der App. Beides landet in derselben KI-Werk-App.

Aufmaß erfassen und als PDF speichern

Trag deine gemessenen Wandlängen und Höhen in der KI-Werk-App ein. Die App rechnet Wandflächen und Abzüge aus Türen und Fenstern zusammen; das fertige Aufmaß kannst du als PDF in der Bauakte ablegen.

Angebote mit Positionen erstellen und als PDF prüfen

In der Büroansicht findest du Angebote, ihre Positionen und Summen. Einen einfachen Entwurf legst du dort selbst an; ausführlichere Leistungen und eine PDF-Prüfansicht kannst du mit deinem KI-Mitarbeiter vorbereiten.

Abrechnung

Pakete, Monatsnutzung und was bei 80 % passiert

KI Werk rechnet fair und ohne Überraschungen: einmalige Einrichtung plus fester Monatsbetrag – und ein hartes Kostenlimit statt versteckter Nachzahlungen.

Deine KI-Werk-Rechnungen finden und bezahlen

Kurz und schmerzlos – so läuft die Abrechnung zwischen dir und KI Werk.

Zusätzlichen KI-Mitarbeiter buchen

Ein KI-Mitarbeiter reicht für die meisten Betriebe. Es gibt aber gute Gründe für einen zweiten – getrennt und mit eigenem Fokus.

Datenschutz

Wo deine Daten liegen und was der AVV regelt

Datenschutz ist im Handwerk kein Papierkram-Thema, sondern Vertrauenssache: Deine Kundendaten, Angebote und Preise sind dein Kapital. Deshalb in klaren Worten:

Was dein KI-Mitarbeiter darf – und wann er vorher fragt

Dein KI-Mitarbeiter soll dir Arbeit abnehmen, nicht Kontrolle. Deshalb gibt es klare Regeln, wann er selbst handelt und wann er vorher bei dir nachfragt.

Daten exportieren oder löschen lassen

Deine Daten gehören dir – nicht uns. Deshalb sind Export und Löschung feste Bestandteile des Produkts, keine Sonderwünsche.

Nicht gefunden, was du suchst?

Schreib uns kurz oder frag direkt deinen KI-Mitarbeiter – er kennt die Antwort meistens selbst.

Kostenloses Erstgespräch buchen

Antworten für deinen Alltag mit dem KI-Mitarbeiter.