Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Die KI Werk GmbH betreibt die Marke und Dienstleistung KI Werk (kiwerk.ai). Als Unternehmen mit Kunden in der EU/EWR verpflichten wir uns zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / Verordnung (EU) 2016/679).

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Unternehmensdaten: Firmenname, Adresse, USt-IdNr.
• Kommunikationsdaten: Nachrichten über die KI-Werk-App, Telegram, E-Mail oder Kontaktformular, einschließlich lokal erzeugter Transkripte von Sprachnachrichten
• Inhaltsdaten: Texte, ausgewählte Fotos, Dateien und der für eine angeforderte KI-Antwort erforderliche Gesprächs- und Auftragskontext
• Nutzungsdaten: Anfragen an den KI-Mitarbeiter, erstellte Dokumente, Zeitstempel sowie technische Angaben zur Kundeninstanz
• Zahlungsdaten: Verarbeitung durch den jeweils eingesetzten Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe); wir speichern keine Kreditkartendaten
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Seitenaufruf-Zeitpunkt (Website-Logs)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4. Weitergabe an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für Website, Vertrag, Abrechnung, Support oder die vom Auftraggeber beauftragte bzw. freigegebene Nutzung der Kundeninstanz erforderlich ist. Bei Kundendaten des Auftraggebers erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich nicht zu eigenen Zwecken von KI Werk, sondern im Rahmen der beauftragten Einrichtung, technischen Betreuung oder Weisung des Auftraggebers.

4.1 KI-Funktionen in der mobilen App

Die mobile KI-Werk-App lädt die ausgewählte Kundeninstanz erst, nachdem der Nutzer der nachfolgend beschriebenen Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hat. Die Zustimmung wird vor der ersten möglichen Übermittlung eingeholt. Ohne Zustimmung bleibt die Kundeninstanz geschlossen und es werden über die App keine Inhalte an die genannten KI-Dienste übertragen.

Wenn ein Nutzer eine KI-Funktion aktiv verwendet, verarbeitet KI Werk die vom Nutzer eingegebenen Texte, lokal erzeugte Transkripte von Sprachnachrichten, vom Nutzer ausgewählte Fotos oder Dateien sowie den für die konkrete Anfrage erforderlichen Gesprächs- und Auftragskontext. Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage, zur Auswahl eines geeigneten Modells und zur Erzeugung der angeforderten Antwort oder des angeforderten Arbeitsergebnisses genutzt.

Zur Klassifizierung können die genannten Daten an Morph übermittelt werden. Zur Modellvermittlung und Antworterzeugung können sie an OpenRouter und über OpenRouter an den für die jeweilige Kundeninstanz freigegebenen Modellanbieter OpenAI, Anthropic oder Google übermittelt werden. Die konkrete Auswahl hängt von der freigegebenen Kundenkonfiguration und der Aufgabe ab. Mikrofonaufnahmen werden nur nach der iOS-Systemfreigabe und einer aktiven Aufnahme durch den Nutzer erstellt; der aktuelle mobile Standard transkribiert die Audiodatei innerhalb der Kundeninstanz mit lokalem Whisper. Erst das daraus erzeugte Transkript kann wie eine Texteingabe an die genannten KI-Dienste weitergegeben werden.

KI Werk verkauft diese Daten nicht und nutzt sie nicht für Werbung. Soweit die genannten Anbieter als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden, verlangt KI Werk vertraglich und technisch Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen, die dem für KI Werk geltenden Schutzniveau entsprechen, einschließlich geeigneter Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und – soweit erforderlich – zulässiger Mechanismen für Drittlandübermittlungen.

4.2 Mögliche Empfänger je nach Konfiguration

Diese Dienste werden nicht automatisch für alle Kundendaten genutzt. Welche Anbieter eingebunden werden, hängt vom Angebot, der technischen Architektur, den vom Auftraggeber bereitgestellten Konten und den freigegebenen Funktionen ab. Soweit Anbieter als Auftragsverarbeiter von KI Werk eingesetzt werden, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge bzw. Data Processing Addenda gemäß Art. 28 DSGVO ab. Für Drittlandübermittlungen verwenden wir, soweit erforderlich, Standardvertragsklauseln (SCCs) oder andere zulässige Transfermechanismen. Kundenseitig ausgewählte oder bereitgestellte Kommunikations-, Cloud-, E-Mail- oder Fachsoftware-Anbieter können eigenständige Anbieter des Auftraggebers sein; in diesen Fällen ist der Auftraggeber für Auswahl, Rechtsgrundlage, Vertragsverhältnis und Information betroffener Personen verantwortlich.

4.3 Keine Weitergabe zu Werbezwecken

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses + 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach letztem Kontakt
• Website-Logs: 14 Tage, dann anonymisiert
• KI-Nutzungsdaten: Für die Dauer des Vertrags; anonymisierte Statistiken dauerhaft

6. Cookies und Website-Tracking

Unsere Website (kiwerk.ai) verwendet kein eigenes Analytics-Tool wie Google Analytics und setzt selbst keine Marketing-Tracking-Cookies. Technisch notwendige Cookies können für geschützte Bereiche und Session-Management eingesetzt werden.

Die Terminbuchung über Calendly wird beim Öffnen der Startseite automatisch geladen. Dabei können personenbezogene Daten und technische Verbindungsdaten an Calendly übertragen und dort verarbeitet werden. Alternativ kannst du uns direkt per E-Mail kontaktieren.

Schriften werden über System- und lokale Fallback-Schriften dargestellt; die Website lädt kein Google-Fonts-CDN.

7. Deine Rechte

Als betroffene Person hast du folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über dich speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden“
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Daten in maschinenlesbarem Format erhalten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf der Einwilligung (falls erteilt) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: hallo@kiwerk.ai

Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der zuständigen Landesdatenschutzaufsichtsbehörde.

8. Sicherheit

Die Server-, Cloud- und Kommunikationsumgebung der Kundeninstanz richtet sich nach dem Angebot und der vom Auftraggeber freigegebenen Architektur. Soweit eine Kundeninstanz auf vom Auftraggeber bereitgestellten oder ausgewählten Systemen läuft, bleibt der Auftraggeber für Basissicherheit, Zugangsdaten, Berechtigungen, Backups und laufende Verwaltung dieser Umgebung verantwortlich, soweit KI Werk diese Aufgaben nicht ausdrücklich übernommen hat.

Wir schützen die von uns selbst betriebenen oder ausdrücklich administrierten Systeme durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für Datenübertragungen zu von uns betriebenen oder administrierten Systemen
• Trennung von Kundeninstanzen bzw. kundenbezogenen Umgebungen, soweit technisch vorgesehen
• Verschlüsselte Datenbankzugriffe und regelmäßige Sicherheitsupdates im vereinbarten Verantwortungsbereich
• Zugangsbeschränkungen: Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf die für Einrichtung, Wartung oder Support erforderlichen Daten

Eine absolut risikofreie IT-Sicherheit kann nicht garantiert werden. Für die Sicherheit deiner eigenen Geräte, Server, Cloud-Konten, Postfächer, Messenger-Konten, Zugangsdaten, Mitarbeiterberechtigungen und angebundenen Drittsysteme bist du als Auftraggeber verantwortlich, soweit diese nicht ausdrücklich von KI Werk verwaltet werden.

Wenn uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in unserem Verantwortungs- oder Auftragsverarbeitungsbereich bekannt wird, informieren wir betroffene Auftraggeber im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten ohne unangemessene Verzögerung. Deine eigenen Melde-, Informations- und Dokumentationspflichten als Verantwortlicher bleiben unberührt.

9. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wenn du als Unternehmen unseren KI-Mitarbeiter für die Kommunikation mit deinen Kunden nutzt, entscheidest du als Verantwortlicher über Zwecke, Daten, Empfänger, Kanäle, Freigaben und Inhalte der Verarbeitung. Soweit KI Werk dabei personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, sind wir dein Auftragsverarbeiter.

Vor oder spätestens mit Beginn der produktiven Verarbeitung personenbezogener Kundendaten schließen wir einen standardisierten AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab. Darin werden insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen, Art der Daten, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Weisungen, Löschung/Rückgabe und Unterstützungspflichten geregelt.

Bitte melde dich dafür bei: hallo@kiwerk.ai

10. Neukundenakquise: Anfragen, Anrufe und WhatsApp

Dieser Abschnitt gilt, wenn du dich als Ansprechperson eines Handwerksbetriebs bei uns meldest oder wir mit dir Kontakt aufnehmen, bevor es einen Vertrag gibt. Für den laufenden Betrieb der KI-Mitarbeiter gelten die Abschnitte 1 bis 9. Du bist nicht verpflichtet, uns Daten zu geben; ohne sie können wir dir aber keine Antwort, kein Beispiel und keinen Test anbieten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für dich findet nicht statt.

10.1 Zwecke, Daten und Rechtsgrundlagen

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Betriebe, die sich für uns interessieren oder mit denen es einen Kontakt gab, sachgerecht zu beraten und Widersprüche dauerhaft zu beachten. Du kannst der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Abschnitt 7).

10.2 Woher wir deine Daten haben

In aller Regel von dir selbst: aus dem Formular auf kiwerk.ai, aus dem Eintrag auf kiwerk.ai/whatsapp, aus einem Gespräch mit dir oder aus einer bestehenden Geschäftsbeziehung. Eine Empfehlung nutzen wir nur, wenn die empfohlene Person uns den Kontakt freigegeben hat. In Einzelfällen notieren wir einen Betrieb einzeln aus einer öffentlich zugänglichen Quelle (zum Beispiel einer Website oder einem Verzeichnis), ohne automatisiertes Auslesen. Ohne einen Anlass nach 10.1 rufen wir diesen Betrieb nicht an und schreiben ihm nicht per E-Mail, WhatsApp oder Nachricht, und ein Eintrag in der Anrufliste wird spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Die einzige Ausnahme ist ein einmaliger Brief, für den die Angaben in 10.6 gelten. Verändert sich unsere Quellenpraxis, ergänzen wir diese Angabe.

10.3 Empfänger

• Personen, die für KI Werk im Vertrieb arbeiten und Zugang zur Anrufliste haben, nach unseren Weisungen. Der Zugang ist persönlich und auf die Anrufliste beschränkt (kein Zugriff auf Kundenverwaltung, Rechnungen oder Server), wir können ihn jederzeit sperren, und jeder Abruf und jede Änderung an einem Eintrag wird mit dem Konto der Person protokolliert
• Unser Hosting-Dienstleister für die Plattform, auf der diese Daten gespeichert werden (siehe 4.2)
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp), wenn wir dir WhatsApp-Nachrichten schicken oder du uns darüber schreibst
• Telegram, wenn du dich für den kostenlosen 7-Tage-Test entscheidest, denn die Einrichtung läuft über Telegram
• KI-Modell-Anbieter für die Antworten im 7-Tage-Test: OpenRouter und, je nach Einrichtung, OpenAI, Anthropic oder Google. Sie verarbeiten die Nachrichten deines Tests (siehe 4.1 und 4.2).
• Ein E-Mail-Dienst (Twilio SendGrid) für die interne Benachrichtigung über neue Anfragen aus dem Formular

Bei WhatsApp, Telegram, den KI-Modell-Anbietern und dem E-Mail-Dienst kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR, etwa in den USA, nicht ausgeschlossen werden. Angaben zu den Anbietern und zu Drittlandübermittlungen stehen in Abschnitt 4.2. Wir verkaufen diese Daten nicht.

10.4 Speicherdauer

• Eintrag in der Anrufliste ohne deine Einwilligung: spätestens 30 Tage nach der Anlage, unabhängig von Anrufversuchen oder Wiedervorlagen. Bei „Kein Interesse“ oder deinem Widerspruch sofort.
• Eintrag in der Anrufliste, nachdem du eingewilligt hast: bis zu 365 Tage nach dem letzten Kontakt auf dem Eintrag. Bei STOP, Widerruf oder Löschwunsch wird der Eintrag in der Anrufliste sofort gelöscht.
• Bestätigung mit JA: Beispiele, Tipps und den Link zum 7-Tage-Test bekommst du erst, nachdem du eine Bestätigungsnachricht von uns mit JA beantwortet hast. Kommt innerhalb von 7 Tagen kein JA, schicken wir nichts weiter und stellen keinen Link bereit; dein Eintrag wird dann nach den Fristen in diesem Abschnitt gelöscht.
• Daten deines 7-Tage-Tests nach STOP oder „Kein Interesse“: Der Test endet und es werden keine Nachrichten mehr gesendet. Die dazu angelegten Daten (Firmenname, Kontaktdaten, Gesprächsverlauf, Aufgaben) löschen wir spätestens 30 Tage nach deinem STOP; wenn du die Löschung ausdrücklich verlangst, unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Bei einem STOP, das vor Einführung dieser Löschfrist erfolgte, gilt die Frist ab dem Tag, an dem wir den Satz dafür erfasst haben. Haben sich daran bereits Abrechnungs- oder Serverdaten angehängt, entfernen wir den Personenbezug und behalten nur das, was wir rechtlich aufbewahren müssen.
• Zählung der Anrufversuche: Wir rufen einen Betrieb höchstens dreimal erfolglos an; einen Rückruf, den du ausdrücklich erbeten hast, führen wir zusätzlich genau einmal aus. Damit eine neue Aufnahme der Nummer diese Grenze nicht zurücksetzt, merken wir uns nach der Löschung eines Eintrags mit erfolglosen Anrufversuchen 180 Tage lang nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert der Nummer und die Zahl der Versuche.
• Sperrvermerk nach Widerspruch: unbefristet, solange der Schutz vor erneuter Ansprache erforderlich ist; gespeichert wird nur der Prüfwert, kein Klartext.
• Nachweis der Einwilligung und des bearbeiteten Widerspruchs: getrennt vom Kontakteintrag und ohne Klartextnummer, solange er zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche erforderlich ist, längstens bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem er entstanden ist (vorsorglich in Anlehnung an die fünfjährige Aufbewahrung von Einwilligungsnachweisen bei Telefonwerbung nach § 7a UWG). Technische Protokolle zur Anrufliste und zum Ablauf (zum Beispiel Anrufergebnisse, Zugriffe auf Einträge, Hinweise und Fehler, ohne Klartextnummer) löschen wir nach 365 Tagen.
• Sicherungskopien: Gelöschte Einträge können noch in den Sicherungen der Plattform liegen (lokal bis zu 30 Tage, die externe, verschlüsselte Kopie bis zu 90 Tage). Sicherungen werden nicht für Werbung genutzt.
• Anfragen über das Kontaktformular, Einträge auf kiwerk.ai/whatsapp und die Daten eines 7-Tage-Tests, wenn du nicht Kunde wirst: 90 Tage ohne Aktivität (Name, Kontaktdaten, deine Nachricht, Test-Einrichtung und Gesprächsverlauf). Die 90 Tage zählen ab dem späteren von zwei Zeitpunkten: dem Tag, an dem unsere regelmäßige Bereinigung den Datensatz erfasst, und deiner letzten Aktivität (zum Beispiel einer Antwort, einem Bedarfscheck oder einer Nutzung des Tests). Solange dazu noch ein Eintrag in der Anrufliste besteht, läuft zuerst dessen Frist oben. Hängen Vertrag, Rechnung, Server oder ein Konto am Datensatz, ist das kein Interessent mehr und die Frist gilt nicht. Auf Wunsch löschen wir jederzeit früher.
• Kontakte, die wir selbst angelegt haben, zum Beispiel nach einem persönlichen Gespräch ohne Anfrage über das Formular: 365 Tage ohne Aktivität. Die 365 Tage zählen ab dem späteren von zwei Zeitpunkten: dem Tag, an dem unsere regelmäßige Bereinigung den Kontakt erfasst, und unserer letzten Bearbeitung des Kontakts. Hängen Vertrag, Rechnung, Server, Konto oder ein von uns eingerichteter Test am Datensatz, ist das kein Interessent mehr und die Frist gilt nicht. Auf Wunsch löschen wir jederzeit früher.

10.5 Deine Rechte

Dir stehen die Rechte aus Abschnitt 7 zu, hier besonders: Auskunft darüber, welche Daten wir von dir haben und woher sie stammen (wir antworten innerhalb eines Monats), Löschung, Widerspruch gegen Werbung und Widerruf deiner Einwilligung. Schreib an hallo@kiwerk.ai. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes.

10.6 Postalische Erstansprache (Brief)

Wir können einen Handwerksbetrieb einmalig per Brief über unser Angebot informieren, auch wenn es vorher keinen Kontakt gab. Der Brief enthält einen QR-Code, der kiwerk.ai/whatsapp öffnet. Der Code ist für alle Briefe gleich und enthält keine Angabe zu dir; das Scannen allein löst nichts aus. Erst wenn du dort das Formular absendest, speichern wir deinen Eintrag nach 10.1 bis 10.4 und dazu den Vermerk, dass er über den Brief kam (Kampagnenkennung ohne Bezug zu deiner Anschrift).

• Zweck: Information deines Betriebs über unser Angebot per Brief.
• Daten: Firmenname, Anschrift und gegebenenfalls Name der angeschriebenen Person. Für unsere Nachweise zusätzlich die Quelle mit Abrufdatum, das Versanddatum, der Vermerk über den Abgleich mit unserer Sperrliste und, falls du dich meldest, deine Reaktion. Telefonnummern gehören nicht dazu.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung). Du kannst dem jederzeit widersprechen (siehe unten und Abschnitt 7).
• Woher wir die Daten haben: aus einer öffentlich zugänglichen Quelle, die wir einzeln und von Hand lesen, ohne automatisiertes Auslesen. Die konkrete Quelle nennen wir dir in jedem Brief unter „Herkunft Ihrer Daten“.
• Empfänger: Übernehmen wir Druck und Versand nicht selbst, ein Druck- und Versanddienstleister, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen und der die Anschrift nicht für eigene Zwecke nutzt. Wer es ist, steht im Brief unter „Empfänger“.
• Speicherdauer: Die Anschrift steht in einer Liste außerhalb der Plattform und wird 90 Tage nach dem Versand gelöscht, auch Ausdrucke und die Daten beim Dienstleister. Meldest du dich bei uns, folgt dein Eintrag den Fristen in 10.4. Nach einem Widerspruch behalten wir nur nicht umkehrbare Prüfwerte von Firmenname und Anschrift (kein Klartext), unbefristet, damit du nicht erneut angeschrieben wirst.
• Kein Nachfassen: Nach einem Brief rufen wir nicht an und schreiben nicht per E-Mail, WhatsApp oder Nachricht, es sei denn, du meldest dich bei uns. Einen zweiten Erinnerungsbrief gibt es nicht.
• Widerspruch: jederzeit und ohne Begründung, per E-Mail an hallo@kiwerk.ai oder per Brief an KI Werk GmbH, Fährstraße 217, 40221 Düsseldorf. Danach schreiben wir weder unter diesem Firmennamen noch an diese Anschrift erneut. Taucht derselbe Betrieb unter einem anderen Namen und einer anderen Anschrift auf, können wir das nicht erkennen; sag es uns dann bitte erneut.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung bei wesentlichen Änderungen unserer Dienste oder gesetzlicher Anforderungen. Die aktuelle Version ist stets unter kiwerk.ai/datenschutz abrufbar. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.

Diese Datenschutzerklärung wurde für die Nutzung durch Unternehmenskunden (B2B) in der EU/EWR erstellt.