Was der Bot darf – und was er immer erst fragt

Dein KI-Mitarbeiter soll dir Arbeit abnehmen, nicht Kontrolle. Deshalb gibt es klare, fest eingebaute Regeln, wann er selbst handelt und wann er dich fragt.

Macht er selbst (dafür ist er da)

• Entwürfe schreiben: Angebote, E-Mail-Antworten, Texte
• Zeiten, Notizen, Aufgaben und Fotos in der Zentrale ablegen
• Erinnerungen anlegen und dich daran erinnern
• Verbundene Quellen lesen (z. B. E-Mail-Posteingang zusammenfassen)
• Vorschläge machen, wenn er etwas Nützliches entdeckt

Fragt er immer erst dich

• Alles, was den Betrieb verlässt: E-Mails senden, Angebote verschicken, öffentliche Posts
• Alles mit Geld: Zahlungen, Bestellungen, Vertragliches
• Beträge über 5.000 € – auch im Entwurf noch einmal ausdrücklich
• Löschen oder Massenänderungen

Sagt er dir ehrlich

• „Erledigt" heißt erledigt. Wenn etwas nur vorbereitet ist (z. B. eine Verbindung noch nicht steht), sagt er „vorbereitet" – nie „verbunden", solange er den Zugriff nicht wirklich geprüft hat.
• Unsicherheiten benennt er. Undeutliche Sprachnachricht? Er markiert die Stelle und fragt nach, statt zu raten.
• Keine erfundenen Fakten. Preise, Termine und Kundendaten kommen aus deinen Angaben und echten Quellen – fehlt etwas, siehst du einen Platzhalter und eine Frage.

Sicherheitsnetz für Zugangsdaten

Passwörter und API-Schlüssel gehören nicht in den Chat. Rutscht doch mal eins rein, wird es automatisch unkenntlich gemacht, bevor es irgendwo gespeichert wird – und der Assistent zeigt dir den sicheren Weg (geschützte Einrichtung im Portal).

Beispiel-Nachricht:

„Schreib eine Antwort an Herrn Weber, dass wir Donnerstag kommen – aber noch nicht abschicken, ich will erst draufschauen."

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