Einen eigenen Ablauf beibringen

Jeder Betrieb hat seine Eigenheiten. Das Schöne: Du brauchst keinen Programmierer, um sie deinem KI-Mitarbeiter beizubringen – du erklärst sie ihm wie einem neuen Kollegen.

Beispiel: der Wochenbericht an den Steuerberater

Beispiel-Nachricht:

„Ab jetzt bitte jeden Freitag um 15 Uhr: Stell mir alle Belege der Woche zusammen und erinner mich, sie an Steuerberater Krause zu schicken. Betreff immer ‚Belege KW + Nummer'."

Das war's. Der Assistent merkt sich den Ablauf als feste Regel: freitags kommt die Zusammenstellung, mit dem richtigen Betreff, und die Erinnerung gleich dazu.

So baust du jeden Ablauf auf

Erklär es in drei Teilen – wie beim Einarbeiten:

1. Wann? („jeden Freitag", „nach jeder abgeschlossenen Baustelle", „wenn eine Anfrage per Mail kommt")
2. Was? („Belege zusammenstellen", „um eine Google-Bewertung bitten", „einen Angebotsentwurf vorbereiten")
3. Wie genau? („Betreff so…", „immer netto", „erst mir zeigen, nie direkt senden")

Abläufe, die Kunden sich typischerweise bauen

• Nach Baustellen-Abschluss: Bewertungs-Bitte + Projektakte-PDF für den Kunden
• Montagmorgen: Wochenüberblick über alle offenen Angebote
• Bei neuer Anfrage per E-Mail: sofort kurze Eingangsbestätigung entwerfen (zur Freigabe)
• Monatsende: Stundenübersicht je Mitarbeiter für die Lohnabrechnung

Ändern und Abschalten

Genauso einfach: „Den Freitags-Bericht bitte auf Donnerstag" oder „Lass die Bewertungs-Erinnerung weg". Wenn du unsicher bist, was er sich alles gemerkt hat: frag ihn – er listet dir seine Regeln auf.

Wenn es komplexer wird

Manche Wünsche brauchen mehr als eine Regel – etwa eine neue Programmanbindung oder einen Ablauf mit mehreren Systemen. Dann sag es trotzdem einfach dem Assistenten: Er bereitet den Wunsch strukturiert für uns vor, und wir bauen es im Rahmen deiner Betreuung ein. Genau dafür ist KI Werk ein betreuter Dienst und kein Baukasten.

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