Belege: fotografieren statt sammeln

Der Karton voller Kassenzettel fürs Jahresende? Muss nicht sein. Ab jetzt gilt: Beleg in die Hand, Foto in den Chat, fertig.

So läuft es

📷 + „Beleg vom Baustoffhandel, gehört zur Baustelle Lindenstraße."

Dein KI-Mitarbeiter:

• legt den Beleg bei der richtigen Baustelle in der Zentrale ab (wichtig für die Nachkalkulation!),
• liest die wichtigsten Daten heraus (Händler, Datum, Betrag) und hält sie als Belegnotiz fest,
• und wenn etwas unleserlich ist, sagt er es dir, statt falsche Zahlen zu notieren.

Auch ohne Zuordnung geht's: einfach nur das Foto schicken – er fragt kurz nach, zu welcher Baustelle es gehört, oder legt es in die allgemeine Belegablage.

Gesammelt zum Steuerberater

Am Monatsende fragst du:

Beispiel-Nachricht:

„Stell mir alle Belege aus dem August zusammen."

Du bekommst die gesammelte Übersicht – und mit einer Erinnerung („jeden letzten Freitag: Belege an den Steuerberater") wird daraus eine Routine, an die du nie wieder denken musst.

Gut zu wissen

• PDF-Rechnungen von Lieferanten kannst du genauso in den Chat weiterleiten wie Fotos.
• Ist dein Rechnungsprogramm verbunden (z. B. lexoffice), kann der Assistent Belege und offene Rechnungen direkt dort einsehen – siehe den Artikel zum Verbinden.
• Sagst du ihm ausdrücklich, dass ein Beleg ins Rechnungsprogramm soll, legt er ihn dort als Entwurf „zu prüfen" ab – siehe Beleg per Foto einreichen.
• Steuerliche Bewertung macht er bewusst nicht – das bleibt bei deinem Steuerberater. Er sorgt dafür, dass dort alles vollständig ankommt.

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