Rechnungsprogramm verbinden (lexoffice / sevDesk)

Wenn dein Rechnungsprogramm verbunden ist, hat dein KI-Mitarbeiter den Überblick über Kontakte und Rechnungen – und kann dir Fragen beantworten wie „Welche Rechnungen sind noch offen?“, ohne dass du das Programm öffnen musst. Verbinden kannst du lexoffice oder sevDesk – im Kundenportal auf demselben Weg, mit denselben Sicherheitsregeln.

Schau dir in gut 15 Sekunden an, wie die Verbindung im Portal aussieht:

Was die Verbindung heute kann

• Verbindung prüfen: Beim Einrichten testet das System sofort, ob der Schlüssel funktioniert – du bekommst ein ehrliches „verbunden ✓“ oder den konkreten Fehler.
• Kontakte nachschlagen: „Wie war die Adresse von Familie Berger?“ – bei lexoffice und bei sevDesk.
• Rechnungen einsehen: „Welche Rechnungen sind noch offen?“ – dein KI-Mitarbeiter liest die Liste aus deinem Rechnungsprogramm, egal ob lexoffice oder sevDesk verbunden ist.
• Beleg-Fotos ablegen: Sagst du es ausdrücklich, legt dein KI-Mitarbeiter einen im Chat empfangenen Beleg als Entwurf „zu prüfen“ ab – siehe Beleg per Foto einreichen. Das geht aktuell nur mit lexoffice. Ist sevDesk verbunden, kann dein KI-Mitarbeiter die Datei (noch) nicht als Entwurf ablegen – sevDesk verlangt dafür je Position ein Buchungskonto, das er nicht raten will. Lade den Beleg in dem Fall direkt in sevDesk hoch.

Bewusst (noch) nicht: Schreiben oder Buchen. Dein KI-Mitarbeiter verändert nichts in deiner Buchhaltung – er liest nur (die Beleg-Ablage bei lexoffice ausgenommen, siehe oben). Das Erstellen von Rechnungen direkt aus KI Werk heraus kommt als nächster Schritt, mit denselben Freigabe-Regeln wie überall – bei lexoffice und sevDesk gleichermaßen.

So verbindest du

1. Anbieter wählen: Im Portal unter Einstellungen → Karte „Rechnungsprogramm“ wählst du zuerst dein Programm: lexoffice oder sevDesk.
2. Bei lexoffice: einen API-Schlüssel erstellen (lexoffice → Erweiterungen → Public API → Schlüssel erzeugen). Der Schlüssel ist wie ein Zweitschlüssel nur für diesen Zweck – jederzeit widerrufbar.
3. Bei sevDesk: einen API-Token erzeugen (sevDesk → Erweiterungen → API → Einblenden). Der Token ist 32 Zeichen lang – ebenfalls jederzeit widerrufbar.
4. Im Portal: Schlüssel bzw. Token einfügen → Verbinden. Das System prüft die Verbindung sofort, passend zum gewählten Anbieter.
5. Fertig. Frag deinen KI-Mitarbeiter etwas – er antwortet ab jetzt mit echten Daten.

Wichtig: Der Schlüssel gehört ins Portal, nicht in den Chat. Schickst du ihn versehentlich doch per Nachricht, wird er automatisch unkenntlich gemacht – und dein KI-Mitarbeiter zeigt dir den richtigen Weg.

Sicherheit

Dein Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert (niemals im Klartext), taucht in keinem Protokoll auf und ist strikt an deinen Betrieb gebunden – bei lexoffice wie bei sevDesk auf demselben Weg. Trennen geht jederzeit im Portal mit einem Klick – oder du widerrufst den Schlüssel direkt beim Anbieter, dann ist der Zugriff sofort tot. Verbinden und Trennen darf ausschließlich der Chef-Zugang.

Anderes Programm?

Weitere Programme stehen auf dem Plan. Bis dahin gilt der pragmatische Weg: Rechnungs-PDFs einfach in den Chat weiterleiten – dein KI-Mitarbeiter liest sie und legt die Infos ab.

Beispiel-Nachricht:

„Welche Rechnungen sind bei uns noch offen?“

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