Beleg per Foto einreichen

Du hast einen Beleg in der Hand? Foto machen, in den Chat schicken – mehr braucht es zunächst nicht. Dein KI-Mitarbeiter nimmt Foto oder PDF entgegen und meldet sich, sobald er es hat.

So läuft es

📷 + „Beleg vom Baustoffhandel."

Dein KI-Mitarbeiter bestätigt den Empfang – Dateiname, Größe und wie lange die Datei bei ihm bereitliegt. Angelegt ist damit noch nichts. Er wartet auf deine Entscheidung.

Sagst du ihm dann ausdrücklich, was damit passieren soll, legt er die Datei als Entwurf in deinem Rechnungsprogramm ab:

Beispiel-Nachricht:

„Leg den Beleg bitte ins Rechnungsprogramm."

Er meldet den Beleg dort als „zu prüfen" an – inklusive direktem Link, damit du ihn sofort findest.

Was dabei NICHT passiert

• Es wird nichts gebucht. Der Eintrag steht als Entwurf, den du selbst freigibst.
• Es wird nichts versendet. Keine Zahlung, keine Weiterleitung an Dritte.
• Es passiert nichts ohne dein Okay. Ein eingetroffenes Foto ist für sich noch kein Auftrag – erst dein „leg das ab" löst die Ablage aus.

Grenzen, ehrlich gesagt

• Format & Größe: PDF, JPG, PNG oder XML, bis 5 MB. Größere Scans schickst du am besten als Foto statt als hochauflösenden Scan.
• 24 Stunden Zeitfenster: Über eine eingegangene Datei muss innerhalb eines Tages entschieden werden – danach ist die Referenz weg und du schickst sie einfach noch einmal.
• Erst entscheiden, dann weiterschicken: Warten schon etliche Belege auf dein Okay, bittet dich der Bot, erst zu einem davon Bescheid zu sagen, bevor er neue annimmt – damit sich nichts unbemerkt ansammelt.
• Aktuell lexoffice. Ist stattdessen sevDesk verbunden, kann der Bot die Datei (noch) nicht als Entwurf ablegen – sevDesk verlangt dafür je Position ein Buchungskonto, das er nicht raten will. Lade den Beleg in dem Fall direkt in sevDesk hoch.
• Nur Chef oder Büro dürfen die Ablage auslösen. Jeder im Team darf das Foto schicken, aber nur diese beiden Rollen können sagen „leg es ab" – siehe die Freigabe-Regeln.

Gut zu wissen

• PDF-Rechnungen von Lieferanten funktionieren genauso wie ein Foto vom Kassenzettel.
• Ohne Rechnungsprogramm-Verbindung kann der Bot die Datei entgegennehmen, aber nicht ablegen – er sagt dir das dann direkt.
• Steuerliche Bewertung macht er bewusst nicht. Das bleibt bei deinem Steuerberater.

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